Office automation system adalah sistem elektronik yang digunakan perusahaan atau pabrik untuk memudahkan aliran komunikasi informasi baik itu komunikasi formal atau informal dengan orang orang yang berada didalam maupun diluar perusahaan yang memiliki tujuan untuk meningkatkan produktivitas kerja.
Pada awalnya penggunaan office automation system hanya sebatas pada kalangan pabrik industri. Namun, sekarang penggunaan office automation system sudah menyebar hingga perkantoran-perkantoran. office automation system dimulai pada tahun 1964, ketika IBM memasarkan mesin Magnetic Tape / Selectric Typewriter ( MT/ST), mesin ketik yang mampu mengetik kata-kata yang sebelumnya telah direkam dalam pita magnetik secara otomatis.
Office automation system sebagai word processing, electronic message, work group computing ataupun scheduling, facsimile processing, imaging and electronic documents, and work flow management.
Office automation sendiri dirancang menjadi dua yaitu personal dan kelompok.
- Personal information system, sistem yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan single user supaya dapat meningkatkan produktivitas individu. contoh: microsoft office, IBMs Lotus Smartsuite,dll.
- Work group information system, sistem yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan dari suatu kelompok kerja supaya dapat meningkatkan produktivitas dari kelompok kerja. contoh: outlook, microsoft exchange,dll.
Dalam pembuatan sistem informasi kita harus mengabungkan dan menyatukan semua kegiatan dalam suatu kesatuan proses. Berikut adalah contoh tahapan proses pembuatan sistem informasi :
- Proses transaksi pertama digunakan sebagai input data transaksi dalam transaction processing system.
- Proses transaksi kedua menghasilkan suatu output transaksi.
- Sistem informasi management yang pertama berguna untuk menyederhanakan laporan dan data proses transaksi
- Sistem informasi manajemen yang kedua menggunakan model bisnis (contohnya MRP) untuk menghasilkan operational management information.
- Menunjukkan bahwa MIS menggunakan data lebih dari satu operational database
- Menunjukkan gambaran dari operational database yang ada dari sekumpulan data warehouse.
- Decision support and executive information systems akan menyediakan akses read-only kepada data warehaouse untuk menghasilkan Decision support and executive information
- Sebuah expert system membutuhkan database khusus yang menyimpan pengetahuan dan data dari seorang ahli.
- Expert system mendapatkan suatu masalah sebagai sebuah input dan kemudian menghasilkan solusi sesuai dengan database sistemnya.
- Personal office automation systems memelihara keseluruhan data dan proses bisnis yang dibutuhkan oleh user.
- Work group office automation system menghasilkan suatu solusi untuk sebuah kebutuhan departemen.
Tujuan dari office automation system adalah:
- Membantu kegiatan sekertariat dan karyawan administrasi
- Menaikkan produktifitas
- Membantu memfasilitasi komunikasi formal dan informal atar karyawan di dalam dan di luar organisasi
- Mengurangi penghentian kerja
- Pengurangan biaya peralatan
Pengguna office autmation biasanya merupakan orang-orang yang bekerja di dalam kantor. Pengguna office automation dibagi ke dalam 4 kategori, yaitu :
- Manajer
- Profesional
- Sekretaris
- Pegawai Administratif
Sumber:
www.babang-teknik.xyz
BalasHapus